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70 route des Moulins, 47310 AUBIAC
Agen, Nouvelle Aquitaine, France
L’entretien annuel est souvent vu comme une corvée par les managers. Pourtant c’est un formidable outil : il permet un échange de qualité, à haute valeur ajoutée dans la collaboration. C’est aussi une façon de construire la confiance.
J’ai appris à mener des entretiens annuels au fil de mon expérience. Je vous propose dans cet article plusieurs clés pour bien les préparer et les réussir. Une façon de vous transmettre mon enthousiasme pour cet outil 😉.
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La vie professionnelle est tumultueuse : les objectifs et les projets s’enchainent. Le manager d’une équipe est souvent dans l’action. Quand prend-il le temps de se poser, de prendre du recul ? C’est plutôt rare…
Nous passons 7 ou 8h par jour avec nos collaborateurs, parfois plus. C’est beaucoup ! Alors accordons-nous un moment, une fois par an. Pour un arrêt sur image, pour observer ces collaborations. Même si ce format n’est pas obligatoire, en tant que manager, nous le devons à nos collaborateurs.
Un entretien annuel, c’est du temps de haute qualité pour :
C’est un moment qui permet de créer de la confiance avec chaque membre de l’équipe. Je vous livre une conviction acquise au fil des nombreux entretiens que j’ai conduit : le temps consacré aux entretiens individuels a un très bon retour sur investissement !
Il existe beaucoup de formats d’entretiens différents avec des appellations variées. Je conçois les entretiens annuels comme un moment où l’on prend le temps de se parler. Au cours de l’entretien, on peut aborder le sujet de l’atteinte des objectifs. C’est aussi l’occasion de feedback qui peuvent donner l’idée d’une évaluation.
Mais ce n’est PAS que de l’évaluation au sens d’une série de notes sur différents items. Dans ma conception, l’entretien annuel laisse la part belle aux échanges.
Et surtout, l’entretien annuel n’est pas corrélé à des enjeux d’argent (prime, augmentation…). Comment échanger de façon constructive sur une collaboration si on a l’impression de jouer sa rémunération de l’année à venir ? Impossible. Parler d’argent a toute sa place dans une relation de travail mais a un autre moment !
La trame d’entretien permet de lister les sujets qu’on veut explorer avec son collaborateur (et donc de ne pas en oublier). Cette trame est très libre : selon le manager, le contexte de l’entreprise. On retrouvera très souvent les thématiques suivantes :
Libre à chaque manager de construire la trame qui lui correspond le plus. La trame sert uniquement à identifier les sujets de discussion à aborder. Ne préparez pas vos questions à l’avance, cela pourrait vous enfermer dans un discours préétabli. Je préfère de loin aborder un thème puis me laisser porter par les échanges!
Pour chaque collaborateur, l’entretien annuel est un moment important. Certains vont vouloir le préparer. Je vous conseille d’annoncer la période des entretiens (peut être est-elle déjà ritualisée dans votre organisation) et de laisser 10-15 jours pour se préparer. Communiquer la trame est une bonne idée : ainsi chacun sait les thèmes qui seront abordés.
Important : si vous lancez une démarche d’entretien annuel pour la 1ère fois dans une équipe, tenez compte de cette nouveauté. J’ai souvenir dans un précédent poste des inquiétudes abordées à demi-mot par les membres de mon équipes. Qu’est ce que c’est que ces entretiens ? Qu’est ce que je vais dire ? Ces inquiétudes sont légitimes : acceptez-les, accompagnez-les. Dès l’année suivante, elles se seront dissipées.
Se préparer pour un entretien annuel en tant que manager, c’est :
Ça coule de source : un entretien annuel sera plus productif si les conditions matérielles sont réunies : disposer d’une salle au calme, couper les téléphones et autres sollicitations, accueillir et proposer un café… Autant de petites choses qui mettent dans les bonnes conditions d’un échange réussi.
On peut aussi envisager de délocaliser l’entretien à l’extérieur de l’entreprise pour s’extraire un moment du tumulte quotidien.
Pour que l’entretien annuel se passe au mieux :
Après la préparation vient l’action ! Ces 3 conseils suivent tous le même objectif : créer les conditions d’un dialogue constructif pendant et après l’entretien annuel.
Imaginez une conversation pendant laquelle, chaque fois que vous dites quelque chose, votre interlocuteur répond en commençant par « oui mais… ». Frustrant, n’est-ce pas ? Ces 2 petits mots ont un pouvoir destructeur très fort : ils annulent ce qui vient d’être dit.
Pendant un entretien annuel, chaque fois que vous direz « oui mais… », votre collaborateur recevra ce message : ce que je dis n’a pas de valeur. A la longue, l’interlocuteur se renferme et n’ose plus dire !
Vous avez le droit de ne pas être d’accord avec ce qui vient d’être dit. Annoncez-le, tout simplement, en expliquant pourquoi.
Pour favoriser un dialogue constructif, remplacez le « oui mais… » par un « oui et… » pour compléter les propos ou proposer autre chose ces outils font partie de l’écoute active).
Je constate que les managers se croient très souvent investis de la mission de trouver une solution à chaque problème rencontré par un collaborateur. Cela fait partie des idées reçues fréquentes chez les managers. Dans de nombreuses situations, les managers gagneraient à renvoyer la recherche de solutions vers le collaborateur. Une belle façon d’impliquer et de responsabiliser.
L’entretien annuel est un endroit idéal pour cette pratique. Ce moment d’échange de qualité est souvent l’occasion pour un collaborateur de faire remonter ses difficultés. Ne vous chargez pas de tout solutionner : vous risquez de vous épuiser (d’autant plus si vous avez une équipe nombreuse et que chacun vient avec ses problèmes 🤯).
Demandez simplement, quand ça vous parait approprié : « et toi, qu’est-ce que tu ferais ? ». Le collaborateur peut ne pas avoir la réponse de suite. Pas de soucis, rien ne vous empêche de fixer un rendez -ous de suivi de quelques minutes la semaine suivante. Testez-le, vous pouvez déclencher une dynamique de prise d’initiative 🙂.
Je me suis retrouvé une fois dans une situation très désagréable. En préparant l’entretien annuel d’un collaborateur, je constate qu’on avait convenu de plusieurs choses l’année précédente. Rien n’avait avancé, en particulier sur les actions qui m’incombaient. J’ai fait acte de transparence pendant l’entretien et me suis engagé sur 2 priorités à traiter rapidement.
De cette expérience, j’ai tiré une leçon : la démarche des entretiens annuels (aussi vertueuse soit-elle) ne peut se résumer à quelques heures d’attention par an. Il est impératif d’exploiter la matière première que vous obtenez pendant les entretiens.
Quelques pistes :
Quelle que soit l’organisation que vous mettez en place, donnez-vous les moyens de ce travail de fond. Il en va de votre crédibilité lors de la période des entretiens annuels l’année suivante : pour montrer que ces entretiens ont de la valeur et permettent d’avancer !
En guise de conclusion, je vous livre mon vécu : dans ma dernière expérience de directeur de site, j’ai eu jusqu’à 23 personnes dans l’équipe. Avec en moyenne 2h par entretien annuel (préparation + conduite), cette démarche des entretiens annuels me prenait environ 46h de travail. L’équivalent d’une semaine de travail dans l’année !!!
C’est une durée non négligeable. Et pourtant, je n’ai jamais rogné sur ces temps d’entretien, trop heureux d’avoir ce moment d’échange à haute valeur ajoutée : des échanges vrais, des sourires 🙂, des larmes 😢 parfois aussi. Mais ce qui devait être dit a été dit et nous avons pu construire !
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Si vous voulez aller plus loin, je vous propose d’explorer le site Semer & Grandir 😉. Les entretiens annuels (et l’écoute active) font partie des outils présentés dans les parcours de formation Management de Semer & Grandir.
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