Entretiens annuels : 3 conseils pour les réussir

Prendre du temps et prendre du recul avec ses collaborateurs

Réussir ses entretiens annuels, management

L’entretien annuel est souvent vu comme une corvée par les managers. Pourtant c’est un formidable outil : il permet un échange de qualité, à haute valeur ajoutée dans la collaboration. C’est aussi une façon de construire la confiance.

J’ai appris à mener des entretiens annuels au fil de mon expérience. Je vous propose dans cet article plusieurs clés pour bien les préparer et les réussir. Une façon de vous transmettre mon enthousiasme pour cet outil 😉.

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Pourquoi faire un entretien annuel ?

La vie professionnelle est tumultueuse : les objectifs et les projets s’enchainent. Le manager d’une équipe est souvent dans l’action. Quand prend-il le temps de se poser, de prendre du recul ? C’est plutôt rare…

Gestion du temps et management - surcharge de travail

Nous passons 7 ou 8h par jour avec nos collaborateurs, parfois plus. C’est beaucoup ! Alors accordons-nous un moment, une fois par an. Pour un arrêt sur image, pour observer ces collaborations. Même si ce format n’est pas obligatoire, en tant que manager, nous le devons à nos collaborateurs.

Un entretien annuel, c’est du temps de haute qualité pour :

  • Parler d’une année de collaboration qui vient de s’écouler : ce qui a bien fonctionné (ou pas), les ressentis mutuels…
  • Passer des messages importants
  • Écouter chaque collaborateur
  • Aborder l’année qui se présente : projets, envies, difficultés, etc…
Fixer un cap, objectifs, management

C’est un moment qui permet de créer de la confiance avec chaque membre de l’équipe. Je vous livre une conviction acquise au fil des nombreux entretiens que j’ai conduit : le temps consacré aux entretiens individuels a un très bon retour sur investissement !

Entretien annuel ou entretien d’évaluation ?

Il existe beaucoup de formats d’entretiens différents avec des appellations variées. Je conçois les entretiens annuels comme un moment où l’on prend le temps de se parler. Au cours de l’entretien, on peut aborder le sujet de l’atteinte des objectifs. C’est aussi l’occasion de feedback qui peuvent donner l’idée d’une évaluation.

Mais ce n’est PAS que de l’évaluation au sens d’une série de notes sur différents items. Dans ma conception, l’entretien annuel laisse la part belle aux échanges.

Et surtout, l’entretien annuel n’est pas corrélé à des enjeux d’argent (prime, augmentation…). Comment échanger de façon constructive sur une collaboration si on a l’impression de jouer sa rémunération de l’année à venir ? Impossible. Parler d’argent a toute sa place dans une relation de travail mais a un autre moment !

Time and money balance concept

Bien préparer un entretien annuel

Construire sa trame d’entretien annuel

La trame d’entretien permet de lister les sujets qu’on veut explorer avec son collaborateur (et donc de ne pas en oublier). Cette trame est très libre : selon le manager, le contexte de l’entreprise. On retrouvera très souvent les thématiques suivantes :

Les thématiques de l'entretien annuel

Libre à chaque manager de construire la trame qui lui correspond le plus. La trame sert uniquement à identifier les sujets de discussion à aborder. Ne préparez pas vos questions à l’avance, cela pourrait vous enfermer dans un discours préétabli. Je préfère de loin aborder un thème puis me laisser porter par les échanges!

Prévenir et laisser du temps au collaborateur

Pour chaque collaborateur, l’entretien annuel est un moment important. Certains vont vouloir le préparer. Je vous conseille d’annoncer la période des entretiens (peut être est-elle déjà ritualisée dans votre organisation) et de laisser 10-15 jours pour se préparer. Communiquer la trame est une bonne idée : ainsi chacun sait les thèmes qui seront abordés.

Le dirigeant influence la dynamique de son équipe

Important : si vous lancez une démarche d’entretien annuel pour la 1ère fois dans une équipe, tenez compte de cette nouveauté. J’ai souvenir dans un précédent poste des inquiétudes abordées à demi-mot par les membres de mon équipes. Qu’est ce que c’est que ces entretiens ? Qu’est ce que je vais dire ? Ces inquiétudes sont légitimes : acceptez-les, accompagnez-les. Dès l’année suivante, elles se seront dissipées.

Se préparer à l’entretien annuel en tant que manager

Se préparer pour un entretien annuel en tant que manager, c’est :

  • Se fixer 2 ou 3 objectifs principaux pour chaque entretien (un message à passer, un sujet à explorer en profondeur avec telle personne, une info particulière à capter…)
  • Ajuster l’entretien en fonction de ce que je connais de chaque collaborateur. C’est une façon d’individualiser les entretiens. Attention cependant : sous prétexte de bien connaitre un collaborateur, ne commencez pas à imaginer les réponses qu’il pourrait vous faire !
  • Ajuster l’entretien de ce que vous connaissez de vous-même. Je prends l’exemple d’un collègue qui avait tendance à foncer vers l’objectif sans prendre le temps d’écouter. Avant chaque entretien, il prenait le temps de calmer son rythme rapide pour favoriser une forme d’écoute active. C’est une question de connaissance de soi.
Se préparer en tant que manager

Préparation matérielle de l’entretien annuel

Ça coule de source : un entretien annuel sera plus productif si les conditions matérielles sont réunies : disposer d’une salle au calme, couper les téléphones et autres sollicitations, accueillir et proposer un café… Autant de petites choses qui mettent dans les bonnes conditions d’un échange réussi.

On peut aussi envisager de délocaliser l’entretien à l’extérieur de l’entreprise pour s’extraire un moment du tumulte quotidien.

Pour que l’entretien annuel se passe au mieux :

  • Assurez la confidentialité de l’échange (ou alors annoncez clairement qui a accès à ce qui va être dit).
  • Prévoyez une durée de 2h : certains collaborateurs sont bavards ! Très souvent, ça ne dure pas 2h (vous aurez alors un peu de temps pour vous 😉). Mieux vaut ça que d’être obligé d’expédier la fin de l’entretien, ce qui laisse une image négative.
  • Produisez un compte rendu signé des 2 parties. Laissez le temps au collaborateur pour signer son exemplaire.

3 conseils pour réussir un entretien annuel

Après la préparation vient l’action ! Ces 3 conseils suivent tous le même objectif : créer les conditions d’un dialogue constructif pendant et après l’entretien annuel.

Evitez les « Oui mais… »

Imaginez une conversation pendant laquelle, chaque fois que vous dites quelque chose, votre interlocuteur répond en commençant par « oui mais… ». Frustrant, n’est-ce pas ? Ces 2 petits mots ont un pouvoir destructeur très fort : ils annulent ce qui vient d’être dit.

Pendant un entretien annuel, chaque fois que vous direz « oui mais… », votre collaborateur recevra ce message : ce que je dis n’a pas de valeur. A la longue, l’interlocuteur se renferme et n’ose plus dire !

Créer les conditions d'un dialogue constructif en entretien annuel

Vous avez le droit de ne pas être d’accord avec ce qui vient d’être dit. Annoncez-le, tout simplement, en expliquant pourquoi.

Pour favoriser un dialogue constructif, remplacez le « oui mais… » par un « oui et… » pour compléter les propos ou proposer autre chose ces outils font partie de l’écoute active).

Invitez à la recherche de solution

Je constate que les managers se croient très souvent investis de la mission de trouver une solution à chaque problème rencontré par un collaborateur. Cela fait partie des idées reçues fréquentes chez les managers. Dans de nombreuses situations, les managers gagneraient à renvoyer la recherche de solutions vers le collaborateur. Une belle façon d’impliquer et de responsabiliser.

Trouver la clé en management : mieux se connaitre

L’entretien annuel est un endroit idéal pour cette pratique. Ce moment d’échange de qualité est souvent l’occasion pour un collaborateur de faire remonter ses difficultés. Ne vous chargez pas de tout solutionner : vous risquez de vous épuiser (d’autant plus si vous avez une équipe nombreuse et que chacun vient avec ses problèmes 🤯).

Demandez simplement, quand ça vous parait approprié : « et toi, qu’est-ce que tu ferais ? ». Le collaborateur peut ne pas avoir la réponse de suite. Pas de soucis, rien ne vous empêche de fixer un rendez -ous de suivi de quelques minutes la semaine suivante. Testez-le, vous pouvez déclencher une dynamique de prise d’initiative 🙂.

Exploitez et assurez le suivi des entretiens annuels

Je me suis retrouvé une fois dans une situation très désagréable. En préparant l’entretien annuel d’un collaborateur, je constate qu’on avait convenu de plusieurs choses l’année précédente. Rien n’avait avancé, en particulier sur les actions qui m’incombaient. J’ai fait acte de transparence pendant l’entretien et me suis engagé sur 2 priorités à traiter rapidement.

De cette expérience, j’ai tiré une leçon : la démarche des entretiens annuels (aussi vertueuse soit-elle) ne peut se résumer à quelques heures d’attention par an. Il est impératif d’exploiter la matière première que vous obtenez pendant les entretiens.

Manager : obtenir du résultat et fidéliser

Quelques pistes :

  • Préparez un plan d’action après la période des entretiens en lissant la charge de travail sur l’année
  • Faites un feedback de vos principales conclusions au service RH ou à votre hiérarchie pour les tenir informés (ou demander du soutien si certaines actions vous dépassent).
  • Planifiez 1 heure à mi-année pour relire les points clés dans les compte rendu d’entretien.

Quelle que soit l’organisation que vous mettez en place, donnez-vous les moyens de ce travail de fond. Il en va de votre crédibilité lors de la période des entretiens annuels l’année suivante : pour montrer que ces entretiens ont de la valeur et permettent d’avancer !

En guise de conclusion, je vous livre mon vécu : dans ma dernière expérience de directeur de site, j’ai eu jusqu’à 23 personnes dans l’équipe. Avec en moyenne 2h par entretien annuel (préparation + conduite), cette démarche des entretiens annuels me prenait environ 46h de travail. L’équivalent d’une semaine de travail dans l’année !!!

C’est une durée non négligeable. Et pourtant, je n’ai jamais rogné sur ces temps d’entretien, trop heureux d’avoir ce moment d’échange à haute valeur ajoutée : des échanges vrais, des sourires 🙂, des larmes 😢 parfois aussi. Mais ce qui devait être dit a été dit et nous avons pu construire !

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Si vous voulez aller plus loin, je vous propose d’explorer le site Semer & Grandir 😉. Les entretiens annuels (et l’écoute active) font partie des outils présentés dans les parcours de formation Management de Semer & Grandir.

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