Selon les entreprises, on le nomme CODIR (Comité de Direction), COMEX (Comité Exécutif), COPIL (Comité de Pilotage) ou encore COMOP (Comité Opérationnel). Quel que soit le nom et les nuances qui distinguent ces comités, lorsqu’une entreprise atteint une certaine taille, la mise en place d’un organe de décision, de coordination et de pilotage est judicieuse.
Mais comment démarrer ? Comment le mettre en place cette instance de pilotage ? Suivons Marc, dirigeant d’une PME de 25 collaborateurs dans ses réflexions.
La PME de Marc est en croissance régulière depuis 3 ans et le nombre de collaborateurs augmente.
Pour accompagner cette croissance, Marc a fait des choix et a structuré son entreprise en nommant plusieurs Responsables : Commercial, Production, QSE et Achats. Marc réfléchit aussi à nommer un Responsable RH dans les prochains mois si la croissance se poursuit.
Mais Marc perçoit aussi les limites de cette organisation : il sent très clairement qu’il est le lien entre les services ! Petit à petit, l’entreprise crée un fonctionnement en silo. Hier encore, le Responsable Commercial venait se plaindre à Marc des retards de la production…
Marc sent bien qu’il ne peut pas rester le seul trait d’union entre ses services. Comment ça se passerait pour ses équipes si Marc était absent ? Marc réfléchit depuis quelques semaines à la mise en place d’un CODIR. Il y voit plusieurs avantages :
Marc est convaincu de l’importance de créer cette instance dans la gouvernance de l’entreprise. Il se pose encore des questions : comment s’y prendre ?
La 1ère clé est de choisir la composition du CODIR. Spontanément, Marc souhaite s’entourer de ses différents responsables de service. Ils ont une vision d’ensemble de leurs services respectifs, sont « experts » dans leur domaine. Ils ont aussi un bon niveau connaissance du fonctionnement de l’entreprise. Dans l’entreprise de Marc, ils sont 4.
Marc sait aussi que certaines décisions doivent se prendre en fonction des réalités terrain. Marc veut inclure dans son CODIR des personnes qui sont au plus proche de l’action (selon le principe de subsidiarité). Il souhaiterait que 2 salariés (production, logistique ou administratif) se joignent au CODIR.
L’équipe étant pressentie, Marc annonce sa décision à chaque membre. D’abord individuellement en allant voir chacun d’entre eux. En fonction des réactions, Marc va prendre le temps de laisser infuser l’idée et va adapter son approche (persuasif, participatif…). Un des opérateurs de production est réticent : il ne se sent pas légitime. Marc le rassure et lui explique le sens et l’importance d’avoir des personnes du terrain autour de la table.
Une fois l’adhésion de chacun obtenue, Marc officialise la création du CODIR à l’ensemble de l’entreprise. Il va aussi réunir son CODIR pour la 1ère fois. Les premières réunions sont précieuses pour enclencher une dynamique positive autour de cette instance. Objectif : permettre à son tout nouveau CODIR d’apprendre à travailler ensemble!
2ème clé : définir la mission du CODIR. Lors de la 1ère réunion, Marc rappelle pourquoi il a voulu créer cette instance et les avantages qu’il y voit. Il va aussi fixer les missions du comité pour s’assurer que chaque membre œuvre dans le même sens.
Grace à des outils de l’intelligence collective, chacun va s’exprimer sur la mission du CODIR pour arriver finalement à une synthèse propre à l’entreprise. Dans le cas de la PME de Marc, le CODIR a pour mission de :
Marc peut maintenant passer à l’étape suivante : définir le cadre de référence de son CODIR.
Marc veut que son comité travaille dans un environnement positif pour réaliser ses missions. Le CODIR doit atteindre ses objectifs mais pas n’importe comment ! Il ressent le besoin de poser un cadre dans lequel chaque membre du comité pourra évoluer en sécurité.
Après avoir exposé cette idée lors de la 2ème réunion du CODIR et réalisé un tour de table, le groupe débat et retient 5 axes pour poser le cadre de référence :
Tout au long de la vie de son CODIR, Marc pourra se servir de ce cadre de référence comme d’un garde-fou en cas de dérives, de comportements inappropriés. Ce cadre va aussi lui servir à accélérer l’intégration des prochains membres du CODIR.
Marc et ses différents responsables de service ont l’habitude de prendre des décisions. Cela fait partie de leur quotidien. Dans le cadre du CODIR, c’est différent. Ils doivent apprendre à décider en groupe : c’est la 4ème clé de réussite.
En dernier recours bien sûr, Marc en sa qualité de Dirigeant, pourra trancher sur une décision si le Codir exprime un désaccord. Il existe plusieurs méthodes pour décider en groupe. Je vous renvoie à l’article « Décider comment décider ! ». Marc consacre la réunion suivante du CODIR à ce sujet.
Après les 3 premières réunions, Marc et son équipe ont posé les fondations du CODIR. Ces réunions ont aussi permis aux personnes de se découvrir, d’apprendre à se connaitre. Elles sont fondatrices dans l’émergence d’une équipe. Le CODIR doit maintenant rentrer dans le vif du sujet et se mettre au travail : c’est la 5ème et dernière clé pour réussir la mise en place du comité de direction.
Lors des réunions suivantes, le CODIR va bosser sur des sujets concrets de l’entreprise. Marc en a sélectionné 2 qui sont d’actualité :
Le CODIR va réfléchir aux enjeux, aux priorités. Il va décider des actions, des moyens et du suivi à mettre en place. C’est une façon très concrète de travailler ensemble, casser les silos, partager l’information.
Marc veut que son équipe porte un regard critique sur le fonctionnement du CODIR. Il prend soin d’organiser une rétrospective après quelques semaines de fonctionnement.
Au fur et à mesure des réunions, Marc invite aussi les membres du Comité à contribuer à l’ordre du jour en apportant des sujets propres à leurs services.
En l’espace de quelques mois, le travail d’équipe se met en place. Le CODIR apprend de son propre fonctionnement pour améliorer ses pratiques.
Marc tire un bilan positif 6 mois après la mise en place de son CODIR. Même si des membres cherchent encore un peu leur place, Marc voit déjà des bénéfices dans l’échange d’information, la cohésion et l’implication de son équipe. La présence de 2 salariés de terrain a aussi permis de démystifier cette nouvelle instance auprès de l’ensemble des collaborateurs.
En investissant du temps dans sa réflexion, en prenant soin des 1ère étapes et en mettant son équipe en capacité de progresser, Marc a posé des fondations solides pour son Comité de Direction.
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Bonjour Damien, je tombe sur cet article à point nommé, merci beaucoup !
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