5 clés pour le mettre en place un CODIR

Mettre en place un CODIR

Selon les entreprises, on le nomme CODIR (Comité de Direction), COMEX (Comité Exécutif), COPIL (Comité de Pilotage) ou encore COMOP (Comité Opérationnel). Quel que soit le nom et les nuances qui distinguent ces comités, lorsqu’une entreprise atteint une certaine taille, la mise en place d’un organe de décision, de coorodination et de pilotage est judicieuse.

Mais comment démarrer ? Comment le mettre en place ? Suivons Marc, dirigeant d’une PME de 25 collaborateurs dans ses réflexions.

Pourquoi un CODIR ?

La PME de Marc est en croissance régulière depuis 3 ans et le nombre de collaborateurs augmente.

Pour accompagner cette croissance, Marc a fait des choix et a structuré son entreprise en nommant plusieurs Responsables : Commercial, Production, QSE et Achats. Marc réfléchit aussi à nommer un Responsable RH dans les prochains mois si la croissance se poursuit.

Comment mettre en place un CODIR?

Mais Marc perçoit aussi les limites de cette organisation : il sent très clairement qu’il est le lien entre les services et petit à petit l’entreprise crée un fonctionnement en silo. Hier encore, le Responsable Commercial venait se plaindre à Marc des retards de la production…

Marc sent bien qu’il ne peut pas rester le seul trait d’union entre ses services. S’il veut prendre quelques semaines de vacances ou s’il avait un pépin de santé : comment ça se passerait pour ses équipes si Marc était absent ? Marc réfléchit depuis quelques semaines à la mise en place d’un CODIR. Il y voit plusieurs avantages :

  • Apprendre à travailler ensemble et mieux faire circuler l’information entre les services
  • Fédérer encore plus ses équipes
  • Apporter de la cohérence dans le fonctionnement de son entreprise
  • Ne pas être seul dans ses décisions
  • Travailler l’autonomie de ses équipes

Marc est convaincu de l’importance de créer cette instance dans la gouvernance de l’entreprise. Il se pose encore des questions : comment s’y prendre ?

Pourquoi mettre en place un CODIR?

5 clés pour réussir la mise en place son CODIR

1. La composition du CODIR

La 1ère clé est de choisir la composition du CODIR. Spontanément, Marc souhaite s’entourer de ses différents responsables de service. Ils ont une vision d’ensemble de leurs services respectifs, sont « experts » dans leur domaine. Ils ont aussi un bon niveau connaissance du fonctionnement de l’entreprise. Dans l’entreprise de Marc, ils sont 4.

Marc sait aussi que certaines décisions doivent se prendre en fonction des réalités terrain. Marc veut inclure dans son CODIR des personnes qui sont au plus proche de l’action (selon le principe de subsidiarité). Il souhaiterait que 2 salariés (production, logistique ou administratif) se joignent au CODIR.

L’équipe étant pressentie, Marc annonce sa décision à chaque membre. D’abord individuellement en allant voir chacun d’entre eux. En fonction des réactions, Marc va prendre le temps de laisser infuser l’idée et va adapter son approche (persuasif, participatif…). Un des opérateurs de production est réticent : il ne se sent pas légitime. Marc le rassure et lui explique le sens et l’importance d’avoir des personnes du terrain autour de la table.

Une fois l’adhésion de chacun obtenue, Marc officialise la création du CODIR à l’ensemble de l’entreprise. Il va aussi réunir son CODIR pour la 1ère fois. Les premières réunions sont précieuses pour enclencher une dynamique positive autour de cette instance et pour permettre à son tout nouveau CODIR d’apprendre à travailler ensemble.

2. La feuille de route du CODIR

2ème clé : définir la mission du CODIR. Lors de la 1ère réunion, Marc rappelle pourquoi il a voulu créer cette instance et les avantages qu’il y voit. Il va aussi fixer les missions du comité pour s’assurer que chaque membre œuvre dans le même sens.

Grace à des outils de l’intelligence collective, chacun va s’exprimer sur la mission du CODIR pour arriver finalement à une synthèse propre à l’entreprise. Dans le cas de la PME de Marc, le CODIR a pour mission de :

  • Décliner la mission de l’entreprise en projets opérationnels
  • Piloter ces projets et en mesurer l’efficacité pour l’entreprise et pour les parties prenantes
  • Assurer la transmission des informations entre les services et coordonner les actions inter-service
  • Organiser l’entraide et la solidarité lorsqu’un service rencontre des difficultés

Marc peut maintenant passer à l’étape suivante : définir le cadre de référence de son CODIR est la 3ème clé.

3. Le cadre de référence du CODIR

Marc veut que son comité travaille dans un environnement positif pour réaliser ses missions. Le CODIR doit atteindre ses objectifs mais pas n’importe comment ! Il ressent le besoin de poser un cadre dans lequel chaque membre du comité pourra évoluer en sécurité.

Après avoir exposé cette idée lors de la 2ème réunion du CODIR et réalisé un tour de table, le groupe débat et retient 5 axes pour poser le cadre de référence :

  • La transparence : pour aborder aussi bien les réussites que les difficultés
  • L’entraide : pour que les membres du CODIR se soutiennent mutuellement
  • La bienveillance : pour mettre en place un climat où les membres osent dire
  • Le droit à l’erreur : pour oser, innover, expérimenter
  • La primauté du collectif sur l’individuel : pour que les décisions soient prises au regard du bénéfice global de l’entreprise et non pas au profit d’un service ou d’un individu.

Tout au long de la vie de son CODIR, Marc pourra se servir de ce cadre de référence comme d’un garde-fou en cas de dérives, de comportements inappropriés. Ce cadre va aussi lui servir à accélérer l’intégration des prochains membres du CODIR.

4. Apprendre à décider ensemble

Marc et ses différents responsables de service ont l’habitude de prendre des décisions. Cela fait partie de leur quotidien. Dans le cadre du CODIR, c’est différent. Ils doivent apprendre à décider en groupe : c’est la 4ème clé de réussite.

En dernier recours bien sûr, Marc en sa qualité de Dirigeant, pourra trancher sur une décision si le Codir exprime un désaccord. Il existe plusieurs méthodes pour décider en groupe. Je vous renvoie à l’article « Décider comment décider ! ». Marc consacre la 3ème réunion du CODIR à ce sujet.

Après les 3 premières réunions, Marc et son équipe ont posé les fondations du CODIR. Ces réunions ont aussi permis aux personnes de se découvrir, d’apprendre à se connaitre. Elles sont fondatrices dans l’émergence d’une équipe. Le CODIR doit maintenant rentrer dans le vif du sujet et se mettre au travail : c’est la 5ème et dernière clé pour réussir la mise en place du comité de direction.

5. Un 1er sujet d’entrainement

Lors des réunions suivantes, le CODIR va bosser sur des sujets concrets de l’entreprise. Marc en a sélectionné 2 qui sont d’actualité :

  • développer les ventes à l’export en Europe
  • opérer une montée en compétence des opérateurs de production

Le CODIR va réfléchir aux enjeux, aux priorités. Il va décider des actions, des moyens et du suivi à mettre en place. C’est une façon très concrète de travailler ensemble, casser les silos, partager l’information.

Marc veut que son équipe porte un regard critique sur le fonctionnement du CODIR. Il prend soin d’organiser une rétrospective après quelques semaines de fonctionnement.

Au fur et à mesure des réunions, Marc invite aussi les membres du Comité à contribuer à l’ordre du jour en apportant des sujets propres à leurs services.

En l’espace de quelques mois, le travail d’équipe se met en place. Le CODIR apprend de son propre fonctionnement pour améliorer ses pratiques.

CODIR au travail

Marc tire un bilan positif 6 mois après la mise en place de son CODIR. Même si des membres cherchent encore un peu leur place, Marc voit déjà des bénéfices dans l’échange d’information, la cohésion et l’implication de son équipe. La présence de 2 salariés de terrain a aussi permis de démystifier cette nouvelle instance auprès de l’ensemble des collaborateurs.

En investissant du temps dans sa réflexion, en prenant soin des 1ère étapes et en mettant son équipe en capacité de progresser, Marc a posé des fondations solides pour son Comité de Direction.

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EM
1 mois il y a

Bonjour Damien, je tombe sur cet article à point nommé, merci beaucoup !

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