5 étapes pour mettre en place votre organisation apprenante !

Organisation apprenante : une réponse aux contextes instables

Organisation apprenante : la réponse des entreprises aux contextes instables

Une organisation apprenante, c’est quoi ? C’est une façon de mettre les salariés au cœur de la réflexion pour gagner en agilité et en capacité d’amélioration. C’est aussi tout un ensemble de pratiques pour qu’une organisation reste concurrentielle au sein de son écosystème. Enfin, c’est une approche qui met les compétences de chacun et le partage au centre des préoccupations : une façon efficace de répondre au contextes instables que nous connaissons.

Sur le papier, ça paraît très « sympa » une entreprise apprenante ! Mais concrètement, on fait comment pour aller vers ce modèle ? Cette question a du sens, en particulier si l’on est issu d’un modèle d’organisation traditionnel (j’entends par là, un modèle issu de la culture taylorienne avec une structure hiérarchique forte). Je vous propose d’explorer 5 étapes pour aller pas à pas vers une organisation apprenante.

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1er pas vers une Organisation apprenante : un véritable état d’esprit

Quand on pense « organisation ou entreprise apprenante », on imagine de suite des connaissances, des compétences, du contenu à apprendre. Et bien non ! En 1er lieu, il faut construire un état d’esprit « apprenant ». Cette culture de l’apprentissage passe par exemple par la prise d’initiative.

Etat d'esprit, prise d'initiative, management

Pour cela, vous pouvez faire un test simple. Sur une journée, notez le nombre de problèmes que l’on vient vous rapporter. Notez également si le porteur du problème :

  • demande une solution,
  • propose une solution si vous l’incitez à le faire
  • propose une solution spontanément

Vous aurez très vite une photo instantanée de la prise d’initiative dans votre service ou dans votre entreprise. Si vous souhaitez développer l’autonomie et la prise d’initiative chez vos collaborateurs, voici 3 pistes.

Se poser la question : qu’est-ce que je veux vraiment ?

Avez-vous REELEMENT envie que votre équipe prenne plus d’initiative ?

C’est la question à laquelle vous allez devoir répondre comme 1er pas vers une organisation plus fluide et apprenante. Je rencontre souvent des dirigeants qui se plaignent du manque d’autonomie de leurs équipes mais qui ont un vrai besoin de garder le contrôle. A chacun sa réponse…

Réflexion prise de recul envie d'avancer management

Prise de conscience et discussion sur l’autonomie

Vous connaissez le marshmallow challenge ? C’est un super atelier à faire avec ses équipes pour initier – entre autres – le sujet de la prise d’initiative.

Avec un matériel donné (des spaghetti, de la ficelle et du scotch), on doit élever une construction qui soutienne un chamallow le plus haut possible. Fou rires garantis 😊

Au-delà, du côté ludique, cet exercice aborde la notion de « test and learn » et donc de la prise d’initiative. Ce qui vous permet de lancer la discussion avec votre équipe : comment vos collaborateurs ressentent la prise d’initiative ? Est-ce qu’ils sont à l’aise avec l’autonomie ? Que leur manque-t-il ? Etc… Une très belle entrée en matière pour la prise de conscience.

L’occasion aussi pour vous de partager votre vision du sujet et de leur expliquer là où vous voulez les emmener.

Marshmallow challenge : discuter de la prise d'initiative

La posture du manager

Pour créer une culture de la prise d’initiative, vous allez devoir mouiller le maillot en tant que manager. Pour cela, arrêtez de « biberonner » vos collaborateurs, c’est-à-dire, arrêtez de leur apporter des solutions sur un plateau. Pour cela, demandez-leur de venir avec une solution (voire même 2) pour chaque problème dont ils veulent vous faire part.

Fournir les solution, biberonnage management

Une astuce (qui frôle la manipulation… 🤔) : prétextez que ce n’est pas le bon moment et demandez-leur de revenir « dans une heure ». Vous serez surpris de nombre de problèmes qui se résolvent sans vous !

Vous pouvez aussi adopter la technique du commandant Marquet pour transformer des personnes « suiveuses » en personnes qui prennent des initiatives. Je vous laisse découvrir 😉 (c’est en anglais, il existe un bouquin en français)

2ème pas vers une Organisation apprenante : instaurer le droit à l’erreur

Imaginez un instant : un de vos collaborateurs a pris une initiative. Si vous êtes en désaccord et que vous le rabrouez, que se passera-t-il une prochaine fois ? Pensez-vous que ce même collaborateur fera de nouveau preuve d’autonomie ? Probablement pas, il viendra plutôt quêter une validation.

Management et tensions dans l'équipe : le courage managérial

Pour accompagner le déploiement d’une organisation apprenante, la 2eme étape est d’instaurer le droit à l’erreur. Facile à dire mais comment on fait ?

Pour cela, il faut lever 2 obstacles : la peur du dirigeant de perdre du pouvoir ET la peur du salarié de mal faire.

La peur de perdre du pouvoir

Dans une organisation apprenante, le droit à l’erreur, l’autonomie ce n’est pas l’anarchie. Ça ne vaut pas dire que les collaborateurs décident de tout. Il s’agit donc de définir le cadre dans lequel les équipes peuvent faire preuve d’autonomie.

Cette réflexion peut aboutir par exemple à cet « éventail »

Eventail de la décision : cadrer l'autonomie
Source : Extrait de "RENFORCER L’AUTONOMIE DU TERRAIN DANS LES PME" - Chaire FIT² Mines ParisTech

C’est une façon de maitriser le « lâcher-prise ». Le cœur de cette peur reste cependant lié à ce que j’évoquais plus haut : Avez-vous RÉELLEMENT envie que votre équipe prenne plus d’initiative ? Ce qui peut aussi se dire : avez-vous réellement envie de ne plus décider de tout ?

La peur de mal faire

Une fois, j’ai entendu un  collaborateurs dire (en parlant de moi) : « il vaut que je prenne des initiatives mais si je me trompe, il va se passer quoi ? ». Cette peur est légitime, en particulier dans des entreprises qui ont une culture du contrôle très forte.

Il s’agit donc pour les managers et dirigeants de rassurer, d’expliquer vos attentes. Vous gagnerez à valoriser les 1ères tentatives et surtout, mettez en avant les bénéfices. Car c’est là que réside un des secrets des organisations apprenantes et Nelson Mandela le disais très bien :

La peur de se tromper : accompagner l'autonomie

Une autre bonne pratique :  cadrer la prise de risque. Par exemple, vous définissez une échelle d’enveloppe budgétaire (en dessous de 1000€ : autonomie, entre 1000€ et 2000€ : consultation de 3 collègues, au-dessus de 2000€ : accord de la direction, etc…).

Pour aller plus loin : le devoir d’essayer

Le droit à l’erreur n’est pas un sujet facile : il peut crisper des managers ou parfois être perçu comme hypocrite par les salariés. Une notion complémentaire très intéressante est le “devoir d’essayer”, ce qui permet de changer de point de vue. Si vous voulez approfondir le sujet, je vous renvoie vers cet article sur le droit à l’erreur.

Il existe une catégorie de collaborateurs réfractaires à la prise d’initiative et qui se retrouvent dans le confort de l’exécution. Selon mon constat, cette catégorie n’est pas majoritaire, loin de là. La plupart ne sont pas réfractaires mais n’ont pas des conditions propices pour exprimer des initiatives. Ce propos peut être dur à entendre pour un dirigeant qui pense en toute bonne foi faire déjà beaucoup pour ses salariés. En tout cas, cet argument ne doit pas servir de prétexte à l’impossibilité de mettre en place une ouverture vers des organisations moins hiérarchiques.

3ème pas : Apprendre ensemble dans une Organisation apprenante

Une entreprise apprenante emmagasine de nouvelles connaissances en permanence : de façon individuelle et collective. Au-delà de l’état d’esprit, comment enclencher cet apprentissage perpétuel ? On pense bien sûr en 1er lieu à la formation : il faut donc bâtir un plan de formation externe et interne.

  • Formation externe : un grand classique pour aller chercher des compétences spécifiques auprès d’experts.
  • ET formation interne : souvent négligée, la formalisation des transmissions de connaissance en interne est pourtant essentielle.

Dans les 2 cas, il est primordial de constater les effets de la formation au poste : qu’est ce cet apprentissage permet de faire de nouveau ?

Il existe aussi d’autres façon d’apprendre ensemble.

Formation et organisation apprenante

Apprendre à résoudre des problèmes

Un problème est une « pépite » et non pas une « emmerde » : trop souvent, on cherche à poser une rustine pour pouvoir passer rapidement à autre chose ! Être en capacité de détecter les problèmes et de les traiter est un véritable enjeu des organisations apprenantes. C’est une voie royale pour apprendre et s’améliorer. Les approches Lean peuvent aider en ce sens, je pense en particulier au TALK. La posture du dirigeant ou du manager est alors centrée sur le questionnement pour aider ses équipes à identifier la cause racine du problème et à la traiter de façon pérenne.

Tirer des enseignements ensemble

Prenons un exemple : votre équipe vient de boucler un projet qui a généré une surcharge de travail. 2 attitudes possibles :

  • « Vite, passons au projet suivant » : car les projets s’accumulent et le retard aussi.
  • « Prenons un moment pour sortir la tête de l’eau » : par exemple, avec une rétrospective. C’est l’occasion de se poser des questions sur ce projet : qu’est-ce qu’on a bien fait ? Qu’est-ce qu’on peut améliorer ? Qu’est qu’on essaye une prochaine fois ? Et donc d’en tirer collectivement des actions à mettre en place rapidement avant de passer au projet suivant.
Rétrospective : entretenir la dynamique d'implication de son équipe, collaborateurs

Cette prise de recul nécessite un peu de temps : 30 à 45 minutes pour une équipe de 5-6 personnes. C’est un investissement nécessaire pour prendre du recul, chercher des solutions, ne pas reproduire les mêmes erreurs. En général, les équipes adorent car elles peuvent exprimer leur point de vue et définir les actions de leur propre amélioration. C’est une clé de voute des organisation apprenantes.

4ème pas : transférer les connaissances dans les Organisation apprenantes

Une équipe qui sait apprendre individuellement et collectivement doit aussi transférer ses connaissances en interne. On a déjà parlé de la formation interne, levier puissant de transfert des apprentissages. Des parcours entiers peuvent ainsi se formaliser sous la forme de démarche TSF : Transfert des Savoirs et Savoir-Faire (un exemple)

La culture du feedback

D’autres approches sont possibles et complémentaires. Par exemple, on peut  engager son équipe dans une démarche de feedback : apprendre à produire du feedback de qualité (qu’il soit positif ou alors une critique constructive) est une façon de partager son expérience.

Réussir un feedback

Un cran supplémentaire est d’instaurer une culture de demande de feedback : chaque collaborateur (dirigeant et managers y compris) sollicite des feedbacks de son entourage professionnel en fonction de domaines où il souhaite progresser !

Le tutorat pour transférer des connaissances

Le tutorat est une démarche pour transférer des connaissances en interne. Qui est le mieux placé pour transmettre que celui qui a l’expérience du terrain? Mettre en place du tutorat passe par l’identification des tuteurs et leur formation (l’expertise technique est là, il faut y ajouter l’expertise pédagogique). Il faut aussi identifier les contenus à transmettre et les modalités d’évaluation du tutoré.

Le manager accompagne ses collaborateurs, relation individualisée

On notera le feedforward : à la différence du feedback qui analyse une séquence passée, le feedforward aide un collaborateur à se projeter vers des solutions d’avenir par du questionnement uniquement. Ce n’est pas du transfert de connaissance à proprement parler mais une façon d’aider à franchir un palier. Le coaching interne est une autre approche intéressante.

Feedforward : projection vers l'avenir

Pour plus d’efficacité, je conseille d’accompagner les transferts de connaissance :  pilotage, mesure d’avancement, efficacité, etc…

Vous pouvez faire le choix de vous tourner vers des outils numériques dédiés, les moteurs de recherche en regorgent. Dans mon esprit, ces outils digitaux restent des supports. Ce ne sont ces logiciels qui feront de votre entreprise une organisation apprenante !

5ème pas : soignez votre communication dans votre organisation apprenante

Communication interne...

Vous l’avez compris, dans une organisation apprenante, les équipes acquiert un niveau d’autonomie supérieur.  Chaque service, chaque personne peut donc explorer des voies différentes. Pour autant il est nécessaire que l’entreprise avance de façon homogène : les projets des uns ne doivent pas entraver le travail des autres.

Pour cela, pensez à déployer des outils de communication interne. Votre objectif est de permettre à chacun de savoir qui travaille sur quoi. C’est une forme de synchronisation du travail. 2 exemples :

  • Une personne d’un service production décide de rejoindre un projet marketing de redéfinition d’une gamme de produit pour apporter sa vision industrielle
  • Un logisticien tient compte dans son organisation quotidienne d’un travail sur les économies d’énergie mené par un membre de la Maintenance.
Reprendre confiance dans sa capacité à Manager une équipe

Sans communication interne, ces 2 initiatives n’auraient pu avoir lieu. Personnellement, je suis adepte de la communication visuelle par affichage (ou digitalisée si les services sont à distance) avec des moments régulier de synchronisation des équipes autour de cet affichage.

Et communication externe...

Au-delà de la communication interne, se lancer dans une démarche d’organisation apprenante est aussi un excellent support de communication externe : une façon de faire valoir vos différences pour recruter, rechercher des clients, des fournisseurs, etc… De toute façon, votre communication sera elle-même le fruit de votre démarche d’apprentissage en tant qu’entreprise apprenante 😉.

En guise de conclusion, je ne vais pas revenir sur tous les bienfaits d’une organisation apprenante. Si vous avez lu cet article jusque-là, vous en êtes probablement convaincus… Je vous propose cette infographie pour vous aider à vous situer sur votre « type » d’organisation actuelle.

Avoir conscience de là où on est, c’est un très bon point de départ vers d’autres avenir possibles…

Différents modèles d'organisation

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