Manager : une question de temps!

Manager : une question de temps

Très souvent, je cours ! Pas au sens « sportif » malheureusement… Je cours car j’ai mille choses à faire et j’essaie de faire tenir 12h de travail dans les 7h théoriques de ma journée de travail !

C’est le quotidien de beaucoup de cadres, managers, dirigeants.

Que se passe-t-il si nous avons une équipe à gérer, des collaborateurs à faire grandir ? Combien de temps dois-je consacrer à mon équipe ? Comment concilier gestion du temps et gestion d’équipe ? Je vous propose 3 niveaux de lecture.

Le temps : une ressource précieuse !

La course ! Tous les jours, c’est la course et je jongle entre ma vie professionnelle, mon rôle de père, de conjoint, de bénévole dans des asso, etc…

Pour ne parler que du pro : les différents dossiers, les priorités, les urgences… Qu’ils soient manager ou pas, la plupart des gens que je rencontre expriment un manque de temps.

Surcharge de travail

Après avoir longtemps encaissé, un jour de 2015, j’en ai eu ras le bol. Ce n’est pas venu d’un coup mais ce jour-là, juste un peu plus que d’habitude… J’ai décidé de ne plus subir, de reprendre les choses en main. Et j’ai suivi une formation sur la Gestion du Temps et des Priorités.

C’est banal. Moi, ça m’a changé la vie!

J’ai supprimé des chronophages, j’ai appris que j’étais lifophile (je me soigne mais je dois avouer que c’est assez tenace 😉), j’ai fait de la pédagogie avec mes collègues (leur expliquer pourquoi je m’isole 1h dans un bureau avec interdiction de me déranger !) et surtout j’ai repris le pouvoir : sur ma boite mail, sur mon agenda, sur mon smartphone.

Du temps consacré à mes collaborateurs

Lorsque j’étais Manager dans l’industrie, mes fiches de poste disaient « Garant de l’esprit d’équipe » ou bien « Manager l’équipe ». 2-3 lignes sur le Management au milieu d’une longue liste.

Combien de temps ça prend pour garantir l’esprit d’équipe ? Difficile d’avancer un chiffre mais ça implique beaucoup de choses : connaitre chaque personne, identifier les leviers de motivation, lever les freins, communiquer, etc…

Le management est vu au mieux comme une mission parmi d’autres, au pire comme une mission « chapeau » en supplément de toutes les autres missions jugées “productives”.

Cette approche est délétère.

Combien de temps consacrer au Management?

En tant que manager, pour faire grandir mon équipe, je dois (liste non exhaustive et sans ordre de priorité à compléter selon votre expérience) :

  • Etablir un lien de confiance,
  • Identifier les compétences et les lacunes de chaque collaborateur
  • Comprendre les envies, les appétences, ce qui fait un collaborateur motivé
  • Accompagner, former les collaborateurs selon leur maturité sur un sujet donné
  • Donner une direction, un sens
  • Transmettre des infos, communiquer
  • Ecouter en retour
  • Faire vivre des valeurs

L’humain, je ne peux pas le traiter à la va vite sur un coin de table. En tant que Manager, c’est ma tâche principale et donc une grosse partie de mon temps.

S’il faut poser un chiffre, je pense qu’un Manager doit consacrer entre 30% et 50% de son temps au Management de son équipe.

Ce temps-là n’est pas consacré à produire des livrables, faire du reporting ou boucler un dossier. C’est du temps investi pour permettre à votre équipe de « faire ensemble » vers un objectif commun.

Comment faire?

Dès lors se pose la question : comment consacrer le temps nécessaire à ma Mission de Management ? Plus facile si mon N+1 est sensible à ce sujet mais ce n’est pas toujours le cas. Que faire alors ?

  • Première piste : formez-vous à la Gestion du Temps et des Priorités 😉
  • Deuxième piste : passer par une phase de test !
Comment consacrer du temps à ma mission de Manager?

Test & Learn

Demandez une période (2 ou 3 mois par exemple) pendant laquelle vous êtes délestés de plusieurs dossiers pour consacrer du temps à manager.

En contrepartie, annoncez des engagements : ce que vous pensez obtenir de votre équipe en ayant plus de temps à consacrer au management. Faites ce test en transparence avec votre équipe pour lui faire part des enjeux et des objectifs du test.

Consacrez-vous alors à des outils du Management qui vont porter des fruits rapidement : mettre ou remettre en place des rituels de communication, passer des entretiens, aller sur le terrain, aider mes collaborateurs à traiter leurs irritants. Vous pouvez puiser dans le répertoire du Lean, de l’Agilité, du MBWA…

Demandez régulièrement du feedback à votre équipe « Comment vous vivez cette période de test ? » et profitez-en aussi pour reconnaitre ce qui est en train de changer avec eux.

Après 3 mois, votre équipe sera très probablement votre principal allié par ses résultats et par son état d’esprit. Des arguments à faire valoir auprès de votre N+1 et de votre équipe !

Next step ?

Bénéfices risques Management

Du temps libéré pour mes collaborateurs

“Si vous mettez des barrières autour des gens, vous obtenez des moutons. Accordez-leur l'espace dont ils ont besoin.“

William McKnight – patron de 3M Tweet

William McKnight avait le sens de la formule !

J’aurais envie de rajouter qu’il leur faut aussi du temps ! Le temps est nécessaire à la compréhension, à la prise de recul mais aussi pour faire par soi-même.

L’engagement des collaborateurs, la motivation sont des sujets d’actualité dans les PME et reposent sur la combinaison de l’Autonomie, du Sens, de la Maitrise et du Relationnel. Améliorer la maitrise, l’autonomie ou le relationnel prend du temps !

Un exemple...

Voici un exemple tiré d’un vécu industriel où j’avais régulièrement besoin de produire des documents liés aux machines.

1ère option : je fais moi-même ces documents, c’est rapide, c’est fait comme je veux. Cette option est la plus économe en temps.

2ème option : je ménage du temps à un opérateur de production et je l’accompagne pour qu’il le fasse. C’est plus long, j’aide à structurer et mettre en forme. Mais au final :

  • c’est fait par une personne au plus proche des réalités du terrain,
  • ça parle aux autres opérateurs,
  • ça met en confiance cet opérateur sur des actions différentes, il apprend,
  • ça me permet de valoriser celui qui l’a fait.

J’ai donc investi du temps (du mien, celui de l’opérateur), aux dépends d’autres taches plus immédiatement productives, pour générer du Sens ou de la Maitrise dans cet exemple.

Je crois intimement que le graal du Manager est là : allouer du temps à son équipe pour lui permettre de s’engager, de donner du sens. C’est ainsi que le Manager va créer une Qualité de Travail (j’ai bien écrit Qualité de Travail et non QVT !). C’est une réponse puissante aux maux professionnels que je constate.

... et une expérimentation!

Si ce modèle vous interroge et que vous sentez que vous en avez atteint les limites, je vous suggère une expérimentation.

  1. Choisissez une équipe (idéalement une équipe entre 4 et 6 personnes).
  2. Identifiez ou faites-leur identifier un irritant du quotidien à faire disparaitre.
  3. Expliquez votre objectif (ils doivent résoudre ce problème par eux même), désignez un facilitateur (quelqu’un qui les encourage et les guide dans cette autonomie nouvelle mais qui ne se prononce pas sur la résolution du problème). Reconnaissez le droit à l’erreur.
  4. Libérez-leur des moyens : du temps à raison 1h par semaine sur 4 semaines (soit 2,8% de leur temps productif), et un budget d’1€ symbolique (pour élaguer toute idée onéreuse et rester sur des actions « à portée de main »).
  5. Intéressez-vous à la progression du projet sur la période, encouragez.

Vous serez surpris du résultat!

Sur la forme : ce sera peut-être très différent de la solution que vous aviez en tête (et il faudra l’accepter !)

Sur le fond : constatez ce que ça génère au sein de l’équipe comme bénéfices et comme enjeux de collaboration.

Progresser grâce à la formation, prendre confiance dans sa capacité à manager une équipe

L’adage dit : Le temps, c’est de l’argent !

Consacrer du temps au management, libérer du temps pour que son équipe agisse, ça coûte !

Mais le désengagement, le turn-over ou l’absentéisme coûtent aussi.

Alors entre-ouvrez la porte du temps pour laisser souffler le sens, l’engagement et la motivation dans votre équipe !

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