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Managers : renforcez la relation de confiance avec l’entretien Face à face.

L’entretien en face à face : un leadership authentique

Entretien en face à face : comment créer la confiance?

Faire confiance c’est pouvoir se fier à quelqu’un, ce qui crée un sentiment de sécurité. La confiance, c’est ce qui permet de travailler la pérennité d’une relation, de se projeter sur le long terme… Dans une relation de travail, c’est primordial. Et particulièrement dans la relation managériale. Mais comment créer la confiance en management ?

Faire preuve d’un comportement authentique, d’écoute, avoir une forme de prévisibilité dans ses actes sont des éléments qui concourent à créer la confiance. Un outil du manager combine tous ces ingrédients : c’est l’entretien en face à face !

Je vous propose dans cet article de partir explorer cette relation de confiance en management et de vous donner les clés pour initier et réussir vos entretiens en face à face.

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Managers, quel degrés de confiance recherchez-vous ?

Je pose souvent la question à des managers : « quel degrés de confiance vous recherchez avec chacun de vos collaborateurs ? ». En général, la réponse commence par un haussement de sourcil dubitatif pour me signifier que la réponse coule de source : le plus haut degrés de confiance, pardi !

Pourtant la question mérite d’être posée. Car il existe de nombreux obstacles, conscients ou inconscients, à la relation de confiance entre un manager et son collaborateur :

  • Les non-dits ou une mauvaise communication
  • La méconnaissance de l’autre
  • La peur de la concurrence d’un collaborateur
  • La rancune
  • Les interprétations de situations passées…

Autant de situations qui peuvent créer la défiance. En tant que manager, se poser la question du degrés de confiance recherché, c’est en quelque sorte se fixer un objectif informel. C’est se mettre en capacité d’agir pour créer ce lien de confiance. Le niveau de confiance peut se mesurer de façon subjective et surtout, il peut faire l’objet d’un partage avec chaque collaborateur pour en évaluer la robustesse.

Échelle de méfiance confiance en management

Les ingrédients de la relation de confiance en management

Pour se mettre en action et construire cette relation de confiance, chaque manager va trouver sa propre « recette ». Plusieurs « ingrédients » sont mobilisables :

  • L’honnêteté. Par exemple, dire qu’on s’est trompé : c’est parce qu’il est « comme tout le monde », qu’il se trompe parfois et qu’il valorise le droit à l’erreur que le manager va montrer la voie. Accepter son erreur, en parler avec son équipe, c’est ouvrir la piste du droit à l’erreur. L’humilité, la remise en question et la transparence stimulent la relation de confiance.

NB : dire « qu’on ne sait pas », « qu’on n’a pas la réponse » fait aussi partie de l’honnêteté du manager.

  • La franchise (oser dire) : le manager fait des feedback aux membres de son équipe. Il partage, échange sur ce qui va ou ne va pas. Être en capacité de nommer les choses – et donc éviter les non-dits – cultive la relation de confiance.
  • L’écoute : on pourrait aussi parler de « oser entendre » pour faire écho au « oser dire ». Quand un collaborateur sait qu’il peut parler sereinement de ses difficultés, de ses projets avec son manager alors c’est le signe d’une belle relation de confiance. Pour cela, le manager doit savoir entendre.

« Si le manager a une bouche et 2 oreilles, c’est pour écouter 2 fois plus qu’il ne parle 😉. »

  • L’exemplarité : c’est un poncif en management. Et pourtant, ça mérite toujours de le rappeler : comment créer une relation de confiance avec quelqu’un qui ne montre pas l’exemple ?
  • La fiabilité : annoncer ses engagements ET les tenir stimule la relation de confiance.
  • La cohérence. Limiter la « dispersion » : c’est surement l’idée la plus difficile à illustrer. Vous connaissez ce jeu en binôme où une personne, debout, se laisse tomber vers l’arrière et son binôme la rattrape pour éviter la chute. Petit frisson garanti ! Qu’est ce qui fait qu’on fait confiance à celui qui est derrière ? C’est la reproductibilité de son comportement ! C’est parce qu’il nous rattrape, à chaque fois, qu’on lui fera confiance. Qu’il fasse défaut 1 seule fois (ou même qu’il fasse seulement semblant), la confiance s’écroule. C’est parce que le comportement de quelqu’un se reproduit lors des situations similaires qu’on peut établir une relation de confiance.
Test de confiance

L’entretien en face à face : l’outil n°1 pour créer la relation de confiance en management

Comprendre les ingrédients mobilisables pour créer une relation de confiance avec ses collaborateurs est une 1ère étape importante. Il faut ensuite les mettre en œuvre dans les actions et les comportements du quotidien. Certaines interactions à forte valeur ajoutée managériale permettent d’accélérer cette dynamique. C’est le cas de l’entretien en face à face.

Réussir un entretien annuel, management

L’entretien en face à face : c’est quoi ?

C’est très simple : l’entretien face à face, c’est un rituel régulier avec chacun de ses collaborateurs directs. Au cours de cet entretien, c’est le collaborateur qui a la main. Il va pouvoir parler de ce qui est important pour lui :

  • Avancement de ses projets,
  • Réussites
  • Difficultés
  • Besoins
  • Enjeux relationnels ou hiérarchiques
  • Relations avec le client, etc…

La face à face, c’est l’opportunité d’impliquer, de valoriser son collaborateur, de parler de ce qui va et de ce qui ne va pas. C’est une occasion récurrente pour le manager de faire preuve d’écoute, de soutien et de partage. Et aussi d’honnêteté, de franchise, de montrer qu’il est fiable, cohérent. En un mot, une occasion en or de tisser une relation de confiance ! L’entretien en Face à face est une forme de  courage managérial! Il permet de travailler sa posture de manager.

L’entretien en face à face : quel timing ?

D’un point de vue durée, l’entretien face à face c’est idéalement un rendez-vous hebdomadaire de 20-30 avec chaque N-1.

Chaque fois, que je dis ça, petit calcul mental rapide 😶 et 1ère réaction des managers 😮 : ce n’est pas possible !

Etonné

Pourtant, avec un peu de recul, beaucoup conviennent aussi que ce n’est pas aberrant de consacrer 20 à 30 minutes par semaine à chacun de ses collaborateurs directs. Voire même que cela pourrait éviter certaines situations difficiles. Alors, ne vous arrêtez pas à vos 1ers calculs et lisez jusqu’au bout 😉.

Les étapes de l’entretiens en face à face

Un entretien en face à face se déroule en 3 étapes et respecte 1 règle simple.

👉 Étape 1 : le collaborateur parle (voir ci-dessus)

👉 Étape 2 : le manager parle (il donne des orientations, produit du feedback…)

👉 Étape 3 : on se projette (comment on avance ensemble sur la semaine à venir)

Je rédige ces 3 étapes de façon volontairement provocatrice pour bien souligner l’importance de la parole du collaborateur. C’est au collaborateur d’apporter du contenu sur sa situation professionnelle : réussites, difficultés, questions…

Les étapes de l'entretien en face à face

Bien sûr, dans le réalité, c’est un échange, un dialogue. Mais j’invite les managers à la plus grande vigilance pour ne pas transformer ce moment à Haute Valeur Ajoutée en un passage de consigne du Manager vers son Collaborateur. Le Face à Face en perdrait tout son sens.

D’ailleurs la règle à respecter est simple : la priorité va à l’étape 1. Si le temps imparti est fini, par exemple 20 minutes, et que vous n’avez pas entamé l’étape 2, reportez-là (fixez un autre rdv ou attendez le prochain face à face). Vous montrerez ainsi à votre collaborateur que ce temps est avant tout un temps d’expression.

Les ingrédients pour réussir un entretien en face à face

C’est assez simple : un peu de préparation, beaucoup d’écoute active et de la disponibilité sont les seuls ingrédients nécessaires. Facile, non ?

Au début de la démarche, les collaborateurs seront peut-être surpris. Malheureusement, dans beaucoup de structures, la culture installée est encore celle du collaborateur qui écoute son manager. Le face à face propose de renverser cette culture, de donner de l’importance à la parole du collaborateur. Ça peut surprendre !

Les bénéfices d'un entretien en face à face

Vous aurez très certainement le cas de collaborateurs qui vous diront « je ne sais pas quoi dire », « je n’ai rien à dire ». Si vous voulez installer les entretiens face à face dans la durée, prenez soin de faire un peu de pédagogie pour expliquer vos intentions vis-à-vis de ce nouveau rendez-vous. Soyez persévérant sur les 1ers temps : jusqu’à ce que vos collaborateurs ressentent les 1ers bénéfices de ces entretiens. Pensez à les encourager et surtout à les féliciter lorsque vous sentirez que vos face à face commencent à prendre une certaine « épaisseur » !

Enfin, moi qui suis très adepte du « test & learn », je vous invite après 4 à 6 semaines de mise en place, à mesurer avec eux l’intérêt de la démarche et rechercher des pistes d’amélioration. Tout simplement en leur posant la question.

Le manager accompagne ses collaborateurs, relation individualisée

En conclusion, j’ai envie de vous dire TESTEZ, INVESTISSEZ, restez AUTHENTIQUES.

Testez cet outil à la fois simple et puissant.

Investissez du temps au service de vos collaborateurs directs et renforcez la relation de confiance.

Et restez vous-même 🙂

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