Réussir une délégation : comment déléguer efficacement à ses collaborateurs ?

Réussir une délégation : comment déléguer efficacement vers à ses collaborateurs

“Déléguer” : une des réponses les plus spontanées quand je demande quelles sont les missions du Manager! Pourtant, dans les faits, je constate que ce n’est pas si simple : peur de déléguer, manque de conviction, absence de méthode… Dans la délégation, l’intention ne suffit pas.

Je vous propose dans cet article de répondre à 3 questions : Pourquoi déléguer? Quand déléguer? Comment déléguer?

Restez informés des nouveaux articles en vous inscrivant à la newsletter de Semer & Grandir : une fois par mois des infos Management, Organisation pour des équipes Performantes!

Définition de la délégation : c’est un acte managérial par lequel le manager transfère une partie de ses pouvoirs (pouvoir d’action, pouvoir de décision) à un collaborateur (subordonné, expert …)

Pourquoi déléguer ?

Pour un manager, répondre à la question « pourquoi déléguer ? » c’est répondre à « pourquoi transférer une partie de mon pouvoir ? ». Quels sont les avantages de la délégation pour le manager ?

Déléguer pour gagner du temps…

… et donc pouvoir se concentrer sur ses missions prioritaires, à forte valeur ajoutée.

Beaucoup de managers sont surchargés de travail. Ils « courent », font au plus urgent et ne consacrent pas assez (ou pas du tout) de temps à des missions prioritaires. Dans ce cas, pour sortir la tête de l’eau, je conseille :

  • Prendre 10 minutes pour identifier ses priorités du moment : où est ma valeur ajoutée en tant que Manager de cette équipe ?
  • Prendre 10 minutes pour identifier ce que je peux déléguer : de quoi puis-je me délester ?
  • Prendre 10 minutes pour préparer 2 délégations à mettre en place en priorité
  • Agir!

C’est une façon de reprendre le contrôle de son agenda.

Reprendre le contrôle de son temps de travail, délégation

Dwight D. Eisenhower, 34e président des États-Unis aurait un jour déclaré : « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important ». De cette déclaration est née cette matrice de priorisation selon que la tâche à réaliser est une combinaison +/- importante et +/- urgente.

Priorisation et délégation : matrice d'Eisenhower

2 points de vigilance :

  1. Déléguer fait gagner du temps à condition d’en investir dans la préparation et le suivi de la délégation pour favoriser sa réussite.
  2. Déléguer, c’est accepter qu’un autre fasse à sa place. Et donc que ce soit fait différemment ! J’entends souvent des managers dire « c’est plus rapide si je le fais » ou « c’est mieux fait quand c’est moi ». Si c’est votre cas, alors lisez la suite de l’article. J’espère vous convaincre de l’utilité de la délégation 😉

Déléguer pour reconnaitre les compétences d’un collaborateur (ou faire progresser)

Déléguer, c’est un témoignage de reconnaissance d’un manager envers son collaborateur. Il reconnait  par exemple que son collaborateur est capable de mener à bien la mission confiée : réalisation de tâches, capacité de décision, capacité d’apprentissage, etc…

Recevoir une délégation, c’est aussi la possibilité d’affronter une mission, des tâches qu’on ne maitrise pas encore. La délégation offre un cadre sécurisant pour apprendre et progresser. Bien sûr, une délégation nécessite de réunir les moyens qui permettront de réussir cette montée en compétence.

Déléguer pour stimuler la motivation et l’implication de l’équipe

Se voir confier une nouvelle mission, prendre une responsabilité, apprendre, autant de leviers qui entretiennent ou stimulent la motivation.

La délégation est un outil parmi d’autres pour entretenir la motivation. Elle favorise l’implication dans la mesure où une part des décisions est transférée à celui qui reçoit la délégation.

Déléguer : transmettre, transférer des responsabilités

Prenons un exemple : pour pouvoir m’investir et prioriser un projet important, à une période de ma vie de manager, j’ai fait le choix de déléguer la collecte et le suivi d’indicateurs de performance. Avec 2 options :

  1. Je délègue en imposant la méthode que j’utilisais jusqu’à présent : j’impose à mon collaborateur de faire « comme moi ». Mon objectif est de me libérer du temps.
  2. Je délègue cette tâche en imposant uniquement le résultat (à savoir obtenir en temps et en heure des indicateurs fiables). Mon objectif est de me libérer du temps ET de laisser une marge de manœuvre à mon collaborateur pour remettre en cause ma façon de faire.

J’ai choisi la 2ème voie. Et bien sûr, mon collaborateur a trouvé de nouvelles façons (plus pertinentes) de collecter et de traiter certains indicateurs 😉. Pour d’autres indicateurs, il s’est calqué sur mon travail. Fier de son travail et de ses 1ers résultats, il s’est beaucoup impliqué dans cette délégation.

Le manager accompagne ses collaborateurs, relation individualisée

Déléguer : un gage de confiance

Finalement, qu’on parle de compétences, de motivation ou d’implication, ce qui sous tend l’acte de délégation c’est la confiance qu’on place dans son collaborateur ou dans son équipe. Par exemple :

  • La confiance dans la bonne exécution d’une tache
  • La confiance dans la bonne utilisation des moyens accordés à la délégation (enveloppe budgétaire…)
  • La confiance dans la capacité à prendre les bonnes décisions
  • Etc…

Cette confiance mérite d’être verbalisée lorsqu’un manager transmet une délégation. Que c’est bon d’entendre qu’on nous fait confiance !

Délégation : un acte de confiance et de motivation
NB : il existe un lien entre délégation et autonomie. Je vous en dis plus dans cet article.

Délégation : le pouvoir de décision appartient au manager et pour un temps imparti (le temps de la délégation), ce pouvoir de décision est transféré au collaborateur.

Subsidiarité : la décision appartient par principe aux équipes sur le terrain (ceux qui font) et au besoin, l’équipe fait appel aux niveaux hiérarchiques supérieurs pour décider.

Dans les 2 cas, il s’agit de rapprocher le pouvoir de décision du lieu d’exécution de l’action.

Quand déléguer ?

Pour répondre, rien de plus simple ! Posez-vous les questions suivantes :

Comment savoir quand déléguer? Les raisons pour déléguer.

Si vous répondez OUI à au moins une de ces questions, alors GO, mettez en place une délégation. Certaines de ces questions peuvent aussi vous aider à travailler vos objectifs et votre posture. Par exemple : OUI cette délégation va m’aider à gagner du temps mais attention, je sais que je suis rassuré en faisant moi-même. Si j’accepte ce challenge, cette délégation va revêtir plusieurs enjeux : gain de temps, vigilance sur la posture du manager, comment j’assure le suivi pour me rassurer…

**NB : Dans le tableau précèdent, il y a un piège 😉. Si vous répondez OUI à la question « Est-ce que je cherche à me débarrasser d’une tâche ingrate ? » alors vous risquez la délégation poubelle. Dans ce cas, mettre en place une délégation risque de vous desservir : le collaborateur sentira que vous cherchez à lui « refiler le sale boulot ».

Attention important Semer & grandir

Alors que faire ? Je suis partisan de la franchise : ce n’est plus une délégation mais une nouvelle affectation de tâche dans la fiche de poste d’un collaborateur. En lui expliquant, de façon transparente pourquoi vous ne souhaitez plus le faire et en quoi c’est important qu’il reprenne cette tâche.

Comment déléguer ?

Une bonne délégation se travaille en 3 étapes :

Les 3 étapes de la délégation

Préparer une délégation

1ère étape très importante. Une délégation bien préparée est rassurante pour le collaborateur qui la reçoit. Voici une fiche pour réfléchir à tous les enjeux de la délégation.

Modèle pour préparer une délégation

Cette fiche est téléchargeable ici.

Important :

  • Notez que toute délégation doit toujours être assortie de moyens nécessaires à sa réussite.
  • Une délégation est toujours limitée dans le temps.

Une fois préparée, la délégation est présentée au collaborateur. En tant que manager, pensez que vous disposez toujours de 2 options :

  1. Je prépare tous les points de la délégation : je flèche complètement le chemin à mon collaborateur
  2. Je laisse des marges de manœuvre à mon collaborateur. Par exemple : j’ouvre la discussion sur les moyens nécessaires, sur la méthode à utiliser, sur les résultats attendus ou sur le délai. Cette 2ème option est bien plus valorisante si votre collaborateur est prêt à s’en emparer.

Attention : n’anticipez pas le positionnement de votre collaborateur sur son envie – ou non de marges de manœuvres. Vous pourriez être surpris !

Suivre une délégation

C’est l’étape la plus souvent négligée. Assurer un suivi, c’est vérifier que notre collaborateur avance correctement et ne traverse pas de difficultés.

Parfois, le suivi peut se limiter à un point de 5’. Je conseille de convenir de ce suivi dès le début de la délégation et de le noter à l‘agenda.

Clôturer une délégation

Au bout du temps imparti, vous faite le bilan de la délégation avec votre collaborateur. C’est l’occasion de faire un retour partagé (feed back) sur 3 dimensions :

Validation ok semer & Grandir
  • Le RÉSULTAT de la délégation est-il atteint ? La tache effectuée ? Quelle qualité du résultat ?
  • L’OBJECTIF de la délégation est-il atteint ? Par exemple, si la délégation portait sur une montée en compétence ou du gain de temps : est-ce atteint ?
  • Le DÉROULEMENT de la délégation : quels enseignements tirer de cette délégation ? Qu’est ce qui a bien fonctionné, moins bien ? Et si c’était à refaire, que faut-il améliorer.

Cette clôture est l’occasion d’un bilan approfondi qui aide à mieux comprendre et illustrer la collaboration entre manager et membre de l’équipe. Sans oublier évidemment que c’est aussi le moment de remercier et reconnaitre le travail effectué par votre collaborateur : c’est aussi une source de motivation !

Clôturer une délégation : faire le bilan, réussir à déléguer, équipe, collaborateur et manager

Il est possible, à l’issue de la délégation, que la mission incombe définitivement au collaborateur. Dans ce cas, je conseille de faire le bilan de la mission déléguée avant de l’inscrire à la fiche de poste. Cette discussion est transparente pour expliquer pourquoi cette délégation devient définitive. C’est aussi l’occasion d’aborder les contreparties éventuelles (par exemple une augmentation).
Dans tous les cas, le collaborateur ne doit pas avoir l’impression d’avoir était berné : « mon chef m’a parlé d’une délégation mais en fait il m’a refilé le boulot ». Vous risqueriez un refus lors d’une prochaine délégation.

CONCLUSION : la délégation est un outil simple au service du Manager. C’est un bon levier à activer pour un collaborateur qui montre sa bonne volonté. En anticipant quelques écueils (posture du manager, préparation de la délégation), c’est un outil peu risqué pour le manager qui gagnera à l’utiliser massivement. Le manager peut aussi jauger le niveau de délégation qu’il souhaite accorder : depuis la délégation d’actions ciblées jusqu’à la délégation de décisions.

Alors 3,2,1… déléguez !

Cet article vous plaît ou vous fait réagir ?

  • N’hésitez pas à le commenter. Je vous répondrai avec plaisir,
  • Partagez-le sur vos réseaux sociaux préférés,
  • Inscrivez-vous à notre newsletter mensuelle pour être informé de la parution de nouveaux articles (en bas de page).

Si vous voulez aller plus loin, je vous propose d’explorer le site Semer & Grandir 😉. La délégation fait partie des outils présentés dans les parcours de formation Management de Semer & Grandir.

Def

Partager sur linkedin
LinkedIn
Partager sur twitter
Twitter
Partager sur facebook
Facebook
S’abonner
Notifier de
2 Commentaires
le plus ancien
le plus récent le plus populaire
Inline Feedbacks
View all comments
Laurent
7 mois il y a

Très bel article Damien. Bravo pour cet effort pédagogique !

Abonnez-vous à la newsletter mensuelle de Semer & Grandir pour rester connecté aux enjeux de management, d’organisation et de performance d’équipe.

Semer & Grandir
70 route des Moulins, 47310 AUBIAC
Agen, Nouvelle Aquitaine, France

Mentions légales

Semer & Grandir : Management, Organisation & Performance d'équipe
Abonnez-vous à la newsletter de Semer & Grandir : une fois par mois des infos Management, Organisation et Performance d’équipe!
Abonnez-vous à la newsletter mensuelle de Semer & Grandir pour rester connecté aux enjeux de management, d’organisation et de performance d’équipe.
Nous n'avons pas pu confirmer votre demande.
Votre demande est confirmée. Vous allez bientôt recevoir le Diagnostic Management.

Panorama 

Organisation & Management

Vous souhaitez aller plus loin et faire le point sur l’organisation et le management de votre équipe ? 

L'outil "Panorama organisation & Management" vous permet de prendre du recul à travers 8 thématiques.

Pour le recevoir, remplissez ce formulaire.

Nous utilisons Sendinblue en tant que plateforme marketing. En soumettant ce formulaire, vous reconnaissez que les informations que vous allez fournir seront transmises à Sendinblue en sa qualité de processeur de données; et ce conformément à ses conditions générales d'utilisation.