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Agen, Nouvelle Aquitaine, France
“Déléguer” : une des réponses les plus spontanées quand je demande quelles sont les missions du Manager! Pourtant, dans les faits, je constate que ce n’est pas si simple : peur de déléguer, manque de conviction, absence de méthode… Dans la délégation, l’intention ne suffit pas.
Je vous propose dans cet article de répondre à 3 questions : Pourquoi déléguer? Quand déléguer? Comment déléguer?
Définition de la délégation : c’est un acte managérial par lequel le manager transfère une partie de ses pouvoirs (pouvoir d’action, pouvoir de décision) à un collaborateur (subordonné, expert …)
Pour un manager, répondre à la question « pourquoi déléguer ? » c’est répondre à « pourquoi transférer une partie de mon pouvoir ? ». Quels sont les avantages de la délégation pour le manager ?
… et donc pouvoir se concentrer sur ses missions prioritaires, à forte valeur ajoutée.
Beaucoup de managers sont surchargés de travail. Ils « courent », font au plus urgent et ne consacrent pas assez (ou pas du tout) de temps à des missions prioritaires. Dans ce cas, pour sortir la tête de l’eau, je conseille :
C’est une façon de reprendre le contrôle de son agenda.
Dwight D. Eisenhower, 34e président des États-Unis aurait un jour déclaré : « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important ». De cette déclaration est née cette matrice de priorisation selon que la tâche à réaliser est une combinaison +/- importante et +/- urgente.
2 points de vigilance :
Déléguer, c’est un témoignage de reconnaissance d’un manager envers son collaborateur. Il reconnait par exemple que son collaborateur est capable de mener à bien la mission confiée : réalisation de tâches, capacité de décision, capacité d’apprentissage, etc…
Recevoir une délégation, c’est aussi la possibilité d’affronter une mission, des tâches qu’on ne maitrise pas encore. La délégation offre un cadre sécurisant pour apprendre et progresser. Bien sûr, une délégation nécessite de réunir les moyens qui permettront de réussir cette montée en compétence.
Se voir confier une nouvelle mission, prendre une responsabilité, apprendre, autant de leviers qui entretiennent ou stimulent la motivation.
La délégation est un outil parmi d’autres pour entretenir la motivation. Elle favorise l’implication dans la mesure où une part des décisions est transférée à celui qui reçoit la délégation.
Prenons un exemple : pour pouvoir m’investir et prioriser un projet important, à une période de ma vie de manager, j’ai fait le choix de déléguer la collecte et le suivi d’indicateurs de performance. Avec 2 options :
J’ai choisi la 2ème voie. Et bien sûr, mon collaborateur a trouvé de nouvelles façons (plus pertinentes) de collecter et de traiter certains indicateurs 😉. Pour d’autres indicateurs, il s’est calqué sur mon travail. Fier de son travail et de ses 1ers résultats, il s’est beaucoup impliqué dans cette délégation.
Finalement, qu’on parle de compétences, de motivation ou d’implication, ce qui sous tend l’acte de délégation c’est la confiance qu’on place dans son collaborateur ou dans son équipe. Par exemple :
Cette confiance mérite d’être verbalisée lorsqu’un manager transmet une délégation. Que c’est bon d’entendre qu’on nous fait confiance !
Délégation : le pouvoir de décision appartient au manager et pour un temps imparti (le temps de la délégation), ce pouvoir de décision est transféré au collaborateur.
Subsidiarité : la décision appartient par principe aux équipes sur le terrain (ceux qui font) et au besoin, l’équipe fait appel aux niveaux hiérarchiques supérieurs pour décider.
Dans les 2 cas, il s’agit de rapprocher le pouvoir de décision du lieu d’exécution de l’action.
Pour répondre, rien de plus simple ! Posez-vous les questions suivantes :
Si vous répondez OUI à au moins une de ces questions, alors GO, mettez en place une délégation. Certaines de ces questions peuvent aussi vous aider à travailler vos objectifs et votre posture. Par exemple : OUI cette délégation va m’aider à gagner du temps mais attention, je sais que je suis rassuré en faisant moi-même. Si j’accepte ce challenge, cette délégation va revêtir plusieurs enjeux : gain de temps, vigilance sur la posture du manager, comment j’assure le suivi pour me rassurer…
**NB : Dans le tableau précèdent, il y a un piège 😉. Si vous répondez OUI à la question « Est-ce que je cherche à me débarrasser d’une tâche ingrate ? » alors vous risquez la délégation poubelle. Dans ce cas, mettre en place une délégation risque de vous desservir : le collaborateur sentira que vous cherchez à lui « refiler le sale boulot ».
Alors que faire ? Je suis partisan de la franchise : ce n’est plus une délégation mais une nouvelle affectation de tâche dans la fiche de poste d’un collaborateur. En lui expliquant, de façon transparente pourquoi vous ne souhaitez plus le faire et en quoi c’est important qu’il reprenne cette tâche.
Une bonne délégation se travaille en 3 étapes :
1ère étape très importante. Une délégation bien préparée est rassurante pour le collaborateur qui la reçoit. Voici une fiche pour réfléchir à tous les enjeux de la délégation.
Cette fiche est téléchargeable ici.
Important :
Une fois préparée, la délégation est présentée au collaborateur. En tant que manager, pensez que vous disposez toujours de 2 options :
Attention : n’anticipez pas le positionnement de votre collaborateur sur son envie – ou non de marges de manœuvres. Vous pourriez être surpris !
C’est l’étape la plus souvent négligée. Assurer un suivi, c’est vérifier que notre collaborateur avance correctement et ne traverse pas de difficultés.
Parfois, le suivi peut se limiter à un point de 5’. Je conseille de convenir de ce suivi dès le début de la délégation et de le noter à l‘agenda.
Au bout du temps imparti, vous faite le bilan de la délégation avec votre collaborateur. C’est l’occasion de faire un retour partagé (feed back) sur 3 dimensions :
Cette clôture est l’occasion d’un bilan approfondi qui aide à mieux comprendre et illustrer la collaboration entre manager et membre de l’équipe. Sans oublier évidemment que c’est aussi le moment de remercier et reconnaitre le travail effectué par votre collaborateur : c’est aussi une source de motivation !
Il est possible, à l’issue de la délégation, que la mission incombe définitivement au collaborateur. Dans ce cas, je conseille de faire le bilan de la mission déléguée avant de l’inscrire à la fiche de poste. Cette discussion est transparente pour expliquer pourquoi cette délégation devient définitive. C’est aussi l’occasion d’aborder les contreparties éventuelles (par exemple une augmentation).
Dans tous les cas, le collaborateur ne doit pas avoir l’impression d’avoir était berné : « mon chef m’a parlé d’une délégation mais en fait il m’a refilé le boulot ». Vous risqueriez un refus lors d’une prochaine délégation.
CONCLUSION : la délégation est un outil simple au service du Manager. C’est un bon levier à activer pour un collaborateur qui montre sa bonne volonté. En anticipant quelques écueils (posture du manager, préparation de la délégation), c’est un outil peu risqué pour le manager qui gagnera à l’utiliser massivement. Le manager peut aussi jauger le niveau de délégation qu’il souhaite accorder : depuis la délégation d’actions ciblées jusqu’à la délégation de décisions.
Alors 3,2,1… déléguez !
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Si vous voulez aller plus loin, je vous propose d’explorer le site Semer & Grandir 😉. La délégation fait partie des outils présentés dans les parcours de formation Management de Semer & Grandir.
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Très bel article Damien. Bravo pour cet effort pédagogique !
Merci Laurent pour ton commentaire. Content que tu apprécies! Cet outil, comme tant d’autres, est important pour les managers. C’est une façon concrète de mettre le pied à l’étrier…