Votre entreprise est en croissance ? Votre équipe s’agrandit : voilà des constats positifs. Vous êtes probablement sur une dynamique favorable, vous prenez de la vitesse… et il y a des virages à ne pas louper 😉.
J’interviens régulièrement dans des entreprises en croissance où le dirigeant me dit « l’équipe s’est agrandie, ce n’est plus comme avant ». Il faut alors s’occuper des tensions, de la désorganisation, des dysfonctionnements… Dans ces entreprises, on bascule d’une dynamique favorable à une situation plus difficile.
Alors comment on négocie le « virage » d’une croissance rapide des effectifs ? Qu’est ce qui change quand mon équipe s’agrandit ? Que faut-il faire ? Partons à la découverte de 3 clés prioritaires.
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2 chiffres pour illustrer : dans une équipe de 10 personnes, il y a 45 possibilités d’interactions différentes. Pour une équipe de 20 personnes, c’est 190 😮! Ça change la donne et ça rend la coopération plus complexe.
Zoom sur 3 points essentiels qui changent que mon équipe s’agrandit.
Vous vous rappelez quand vous aviez « seulement » 5 collaborateurs il y a quelques temps ?
Et aujourd’hui que votre équipe est passée à 15 collaborateurs, c’est comment ?
Sans chercher à noircir le tableau, tout cela, je l’ai vécu quand mes équipes ont grandi. C’est un risque réel. Penser que tout va se passer « comme avant » est une utopie. Heureusement, il n’y a pas de fatalité 🙂.
C’est une habitude que je constate souvent : le patron (ou le manager) endosse la plupart des responsabilités. Souvent par peur ou par croyance… on n’hérite pas de 150 ans de taylorisme et de management « command and control » sans conséquence 😢.
Tant que l’équipe reste de petite taille, c’est supportable. Mais qu’en est-il quand votre équipe s’agrandit ? Si chaque membre de l’équipe vient vous voir à chaque problème, s’il attend de vous une solution à chaque fois, c’est dangereux. Votre « sac de problèmes » va se remplir très vite, vous risquez la surcharge ! Avec des conséquences sur votre efficacité, votre moral ou même votre santé !
Quand une équipe s’agrandit, on ne peut plus s’appuyer sur un management centralisateur et omniprésent. Vous devez questionner le champs des responsabilités et leur répartition. Cet article peut vous aider sur ce sujet.
Vous êtes favorable à l’autonomie de vos collaborateurs ? Tant mieux ! Pour que l’autonomie fonctionne le mieux possible, il lui faut un cadre. C’est comme en sport : je peux avoir de l’autonomie dans les limites fixées par le terrain et les règles du jeu.
Qu’est ce qui permet de fixer un cadre au travail ?
👉 D’abord les lois (le code du travail) ou les règles internes (règlement intérieur) : mais ce n’est pas suffisant pour définir le cadre de l’autonomie
👉 Il est primordial de partager une vision et des valeurs communes. La vision va éclairer là où on veut aller ensemble. Les valeurs agiront comme un contrat moral entre les membres de l’équipe.
Le manager doit faire ce travail (avec son équipe) : partager sa vision, définir et faire vivre les valeurs du groupe. C’est important pour aider l’équipe à s’aligner selon une résonance collective. Pour que chacun aille dans des directions convergentes quand l’équipe s’agrandit.
Quand l’effectif d’une équipe est en croissance rapide, beaucoup de choses changent. Sans tout chambouler, je vous propose de zoomer sur 3 actions prioritaires.
Avez-vous déjà entendu ce mot : « imago » ? C’est la représentation qu’on se fait de l’autre ou d’un groupe.
C’est l’avis qu’on se fait d’une personne avant même de l’avoir rencontrée (ou bien lors des 1ers échanges…) Quand un collectif évolue et s’agrandit, il est nécessaire de faciliter l’ajustement de l’imago. Et c’est le travail du manager ou du patron.
L’ajustement de l’imago, c’est tout ce qui va permettre d’affiner la représentation de l’autre. On peut parler d’investissement relationnel. Prenons l’exemple d’un nouveau collaborateur qui rejoint une équipe. Qu’est ce qui peut lui permettre d’affiner sa perception du groupe et des individus ?
Ces exemples peuvent aussi se lire dans l’autre sens : ces interactions permettront également aux personnes déjà en poste d’ajuster leur représentation du « nouveau ».
Quand l’ajustement de l’imago se réalise rapidement :
✅ on éloigne les idées-reçues,
✅ on rentre dans une relation plus juste,
✅ on comprend les interactions au sein de l’équipe.
Le patron ou le manager ne sont pas les seuls responsables de cette démarche (toute l’équipe est impliquée) mais ils doivent en être les chefs d’orchestre. Car cette démarche, bien que naturelle, peut être accélérée et optimisée si elle est bien réfléchie.
D’autres actions permettent de mieux connaitre les autres pour mieux interagir. J’en parle dans cet article. Cette connaissance mutuelle participe à la démarche de cohésion et va au-delà de l’approche simpliste de la cohésion « journée au karting » 😉.
Une équipe qui s’agrandit a besoin d’alignement et de cadre. J’ai déjà parlé plus haut de vision, de valeurs. Je vous propose 2 exemples de structuration.
J’ai rencontré une entreprise qui a triplé ses effectifs en 3 ans : de 30 à 90 personnes environ. Avec des moyens financiers confortables, le dirigeant a choisi d’aider ses managers en les dotant d’adjoints. L’idée est louable pour accompagner ses équipes face à une forte charge de travail et de nombreux changements.
J’ai accompagné des managers de cette entreprise. Dans le cadre de projets individuels, tous ont choisi de travailler – à différents niveaux – des enjeux de communication interne.
Cette anecdote interpelle : quand une équipe s’agrandit, apporter de la structure, c’est remettre en question des habitudes. Le thème de la communication interne en fait partie. Il est alors temps de se questionner :
👉 Nos pratiques sont-elles encore efficaces ?
👉 Quels sont nos nouveaux besoins en communication ?
Une façon de travailler les sujets de fond et poser des fondations solides pour la suite.
Difficile de prendre ce recul dans une dynamique de croissance ? C’est pourtant là que le manager peut apporter une très forte valeur ajoutée ! Si vous souhaitez réfléchir votre communication interne, vous trouverez des infos ici.
Quand un effectif grandit vite, on risque de perdre de vue qui est responsable de quoi. Dans une dynamique d’entreprise est en forte croissance, on privilégie l’urgence de délivrer. Puis on finit par constater (à force d’usure ou de tensions) qu’on ne sait plus qui fait quoi ! Je l’entends souvent dans mes missions d’immersion : « certes, je suis autonome mais je ne sais pas bien qui fait quoi ! »
Là encore, il s’agit d’un exercice de prise de recul dans un contexte d’emballement. Travailler autour de Matrice des acteurs, d’éventail des décisions ou de fiches de postes en partage avec vos collaborateurs vous apportera une vision d’ensemble intéressante.
Une équipe qui s’agrandit est une équipe qui accueille beaucoup de nouveaux arrivants. Évident, n’est pas 😉 ? Accueillir un nouveau collaborateur comporte 2 axes complémentaires :
👉 la dimension « humaine » : pour faire en sorte que la personne se sente bien dans l’équipe
👉 la dimension « technique » : pour permettre d’être au niveau le plus vite possible afin de délivrer de la valeur ajoutée
Ces 2 axes s’accompagnent. Le manager donne l’impulsion, il n’est pas forcément en charge de tous les accueils. Vous et votre équipe devez préparer ces arrivées.
Vous pouvez aussi apprendre ensemble des différents accueils pour en améliorer l’efficacité. L’occasion de prendre 15 minutes pour se poser collectivement quelques questions.
La rétrospective est un outil puissant…
Dans une rétrospective chez un client, j’ai entendu quelqu’un dire : « l’intégration a été super, je me suis très vite senti à l’aise avec les collègues. Par contre, j’ai mis du temps à comprendre comment il fallait faire pour passer une commande. La procédure est complexe. » L’équipe a décidé de travailler une simplification de cette procédure 💡.
NB : Dans une équipe qui bouge, la rétrospective s’applique à bien des sujets. Pas seulement à travailler l’intégration des nouveaux arrivants 😏…
Pas question de vous parler des polémiques littéraires de la fin du XVIIe siècle 😉. Si votre effectif est en croissance rapide, ça peut conduire à la création de 2 groupes : ceux qui sont dans l’entreprise depuis longtemps et ceux qui sont arrivés récemment.
👉 Ceux qui sont là depuis longtemps : ils ont l’expérience, la force de l’historique et ont eu le temps d’assoir leur crédibilité. Ils ont aussi probablement connu une période de plus grande proximité avec le patron ou le manager. Certains peuvent être adepte du fameux « c’était mieux avant » !
👉 Ceux qui sont arrivés récemment : ils veulent faire leur preuve, ont vécu d’autres expériences ailleurs. Certains vont chercher à se conformer aux habitudes de l’équipe. D’autres vont vouloir les faire évoluer.
Le pire est d’aboutir à des clans : les « anciens » et les « modernes ». J’ai déjà constaté plusieurs départs de personnes qui soit ne supportaient pas cet esprit nouveau, soit n’arrivaient pas à s’intégrer dans ce contexte. C’est selon les forces en présence.
Je vous livre des pistes de réflexion :
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