Très souvent, je cours ! Pas au sens « sportif » malheureusement… Je cours car j’ai mille choses à faire et j’essaie de faire l’équivalent de 12h de travail dans ma journée (théorique 😉) de 7h.
C’est le quotidien de beaucoup de cadres, managers et dirigeants. Dans le monde trépidant du management, la gestion du temps est une pierre angulaire de la réussite. Les managers jonglent quotidiennement entre l’opérationnel et les défis humains.
Que prioriser quand nous avons une équipe à gérer, des collaborateurs à faire grandir ? Quels sont les enjeux du manager en gestion du temps ? Combien de temps dois-je consacrer à mon équipe ? Comment concilier gestion du temps et management ?
Des questions abordées dans cet article comme autant de pistes de réflexion. Je vous emmène dans le partage de mes expériences personnelles en gestion du temps à travers 3 niveaux de lecture.
La course ! Tous les jours, c’est la course et je jongle entre ma vie professionnelle, mon rôle de père, de conjoint, de bénévole dans des asso, etc…
Pour ne parler que du pro : les différents dossiers, les priorités, les urgences, les sollicitations des collaborateurs…
Qu’ils soient manager ou pas, la plupart des gens que je rencontre expriment un manque de temps.
Après avoir longtemps encaissé, un jour de 2015, j’en ai eu ras le bol. Ce n’est pas venu d’un coup mais ce jour-là, juste un peu plus que d’habitude… J’ai décidé de ne plus subir, de reprendre les choses en main. Et j’ai suivi une formation sur la Gestion du Temps et des Priorités.
C’est banal, n’est-ce-pas? Moi, ça m’a changé la vie!
J’ai supprimé des chronophages, j’ai appris que j’étais lifophile (je me soigne mais je dois avouer que c’est assez tenace 😉), j’ai fait de la pédagogie avec mes collègues (pour leur expliquer pourquoi je m’isole 1h dans un bureau avec interdiction de me déranger !) et surtout j’ai repris le pouvoir : sur ma boite mail, sur mon agenda, sur mon smartphone.
J’avais enfin le sentiment de mieux “gérer” mon temps, de ne plus procrastiner, de délivrer ce qu’on attendait de moi. Et de pouvoir consacrer du temps à des actions à forte valeur ajoutée comme le management!
Lorsque j’étais Manager dans l’industrie, mes fiches de poste disaient « Garant de l’esprit d’équipe » ou bien « Manager l’équipe ». 2-3 lignes sur le Management au milieu d’une longue liste de responsabilités opérationnelles.
Combien de temps ça prend pour garantir l’esprit d’équipe ? Difficile d’avancer un chiffre mais ça implique beaucoup de choses : connaitre chaque personne, identifier les leviers de motivation, lever les freins, communiquer, etc…
Le management est vu au mieux comme une mission parmi d’autres, au pire comme une mission « chapeau » en supplément de toutes les autres missions jugées “productives”.
Cette approche est délétère.
En tant que manager, pour faire grandir mon équipe, je dois (liste non exhaustive et sans ordre de priorité à compléter selon votre expérience) :
L’humain, je ne peux pas le traiter à la va vite sur un coin de table. En tant que Manager, c’est ma tâche principale et donc une grosse partie de mon temps.
S’il faut poser un chiffre, je pense qu’un Manager à la tête d’une équipe de 20 – 25 personnes doit consacrer entre 30% et 50% de son temps au Management de son équipe.
Ce temps-là n’est pas consacré à produire des livrables, faire du reporting, boucler un dossier ou régler une machine. C’est du temps investi pour permettre à votre équipe de « faire ensemble » vers un objectif commun.
Dès lors se pose la question : comment consacrer le temps nécessaire à ma Mission de Management ? Plus facile si mon N+1 est sensible à ce sujet mais ce n’est pas toujours le cas. Que faire alors ?
Imaginez la situation suivante :
Demandez une période (2 ou 3 mois par exemple) pendant laquelle vous êtes délestés de 1 ou 2 dossiers pour consacrer du temps à manager.
En contrepartie, annoncez des engagements : ce que vous pensez obtenir de votre équipe en ayant plus de temps à consacrer au management. Faites ce test en transparence avec votre équipe pour lui faire part des enjeux et des objectifs du test.
Consacrez-vous alors à des outils du Management qui vont porter des fruits rapidement : mettre ou remettre en place des rituels de communication, passer des entretiens en tête à tête, aller sur le terrain, aider mes collaborateurs à traiter leurs irritants. Vous pouvez aussi puiser dans le répertoire du Lean, de l’Agilité, du MBWA…
Demandez régulièrement du feedback à votre équipe « Comment vivez-vous cette période de test ? » et profitez-en aussi pour reconnaitre ce qui est en train de changer avec eux.
Après 3 mois, votre équipe sera très probablement votre principal allié par ses résultats et par son état d’esprit. Des arguments à faire valoir auprès de votre N+1 et de votre équipe !
Next step ?
“Si vous mettez des barrières autour des gens, vous obtenez des moutons. Accordez-leur l'espace dont ils ont besoin.“
William McKnight avait le sens de la formule !
J’aurais envie de rajouter qu’il leur faut aussi du temps ! Le temps est nécessaire à la compréhension, à la prise de recul mais aussi pour faire par soi-même.
L’engagement des collaborateurs, la motivation sont des sujets d’actualité dans les PME et reposent sur la combinaison de l’Autonomie, du Sens, de la Maitrise et du Relationnel. Améliorer la maitrise, l’autonomie ou le relationnel prend du temps !
Voici un exemple tiré de mon vécu industriel où j’avais régulièrement besoin de produire des documents liés aux machines.
1ère option : je fais moi-même ces documents, c’est rapide, c’est fait comme je veux. Cette option est la plus économe en temps.
2ème option : je délègue et je ménage du temps à un opérateur de production. Je l’accompagne pour qu’il le fasse. C’est plus long, j’aide à structurer et mettre en forme. Mais au final :
J’ai donc investi du temps (du mien, celui de l’opérateur) aux dépends d’autres taches plus immédiatement productives. Pour générer du Sens ou de la Maitrise dans cet exemple.
Je crois intimement que le Graal du Manager est là : allouer du temps à son équipe pour lui permettre de s’engager, de donner du sens. C’est ainsi que le Manager va créer de l’implication, de la différence. C’est une réponse puissante aux maux professionnels que je constate.
Si ce modèle vous interroge et que vous sentez que vous en avez atteint les limites, je vous suggère une expérimentation.
Vous serez surpris du résultat!
Sur la forme : ce sera peut-être très différent de la solution que vous aviez en tête (et il faudra l’accepter !)
Sur le fond : constatez ce que ça génère au sein de l’équipe comme bénéfices et comme enjeux de collaboration.
L’adage dit : Le temps, c’est de l’argent !
Consacrer du temps au management et libérer du temps pour que son équipe agisse, ça coûte !
Mais le désengagement, le turn-over ou l’absentéisme coûtent aussi.
Alors entre-ouvrez la porte de la gestion du temps pour laisser souffler le sens, l’engagement et la motivation dans votre équipe !
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Si vous voulez aller plus loin et creuser votre relation au management d’équipe, je vous propose de répondre aux questions du Panorama Organisation & Management. 8 thématiques pour faire le point et prendre du recul sur la performance de votre équipe.
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